Office Manager

Als Office Manager/in sind Sie oft der erste Kontakt zu unseren Kunden und Garant dafür, dass bei uns im Haus alles gut läuft. Einsatzbereitschaft und kommunikative Fähigkeiten gehören zu Ihrer Persönlichkeit. Eine kaufmännische Ausbildung und mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management – bevorzugt in einer Werbe- oder Branding-Agentur – sind Ihr fachliches Fundament. MS-Office ist Ihnen vertraut, den Umgang mit Agentursoftware und mit Apple Macintosh sind Sie gewohnt.

Sie sind zwischen 30 und 45 Jahre jung, arbeiten exakt, verantwortungsbewusst und selbständig. In hektischen Situationen behalten Sie den Überblick dank Ihrer Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Nicht zuletzt sind einwandfreies Deutsch und Englisch in Wort und Schrift wichtig, Französisch wäre von Vorteil. Kurz und gut: Sie bringen alles mit, um uns weiterzubringen.

Aufgaben

  • Persönlicher und telefonischer Kundenempfang

  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

  • Schnittstelle zur externen Buchhaltung

  • Projektcontrolling und -reporting

  • Organisation von Workshops, Meetings, Seminaren

  • Unterstützung in der Vermarktungsarbeit und im Personalwesen

  • Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

  • Terminkoordination inkl. Reiseplanung mit dem Reisebüro

  • Verantwortlich für das gesamte Facility Management

  • Allgemeine administrative Arbeiten